Coraz więcej firm decyduje się na dzierżawę drukarek zamiast ich zakupu. Model abonamentowy pozwala z góry znać koszty, nie martwić się o serwis i tonery, a w razie awarii liczyć na szybkie wsparcie. Pozostaje tylko jedno kluczowe pytanie: jak wybrać odpowiednie urządzenie do biura?

Poniżej znajdziesz prosty „konfigurator” wymagań – po jego przejściu dokładnie będziesz wiedzieć, jakiej drukarki potrzebujesz.

1. Ile stron drukujecie miesięcznie? (wolumen wydruków)

To absolutna podstawa. Przy dzierżawie drukarek większość ofert opiera się na pakietach stron.

Zadaj sobie pytania:

  • Ile stron drukujemy przeciętnie w miesiącu?
  • Czy w ciągu roku są okresy „szczytu” (np. koniec roku, sezon rozliczeń, rekrutacje)?

Przykładowe przedziały:

  • do 1 000 stron/mies. – małe biuro, jedna drukarka, głównie dokumenty tekstowe,
  • 1 000–5 000 stron/mies. – średnia firma, kilka działów,
  • powyżej 5 000 stron/mies. – większa organizacja lub kilka lokalizacji.

👉 Im lepiej oszacujesz wolumen, tym łatwiej dobrać sensowny pakiet i uniknąć dopłat za nadwyżki.

2. Mono czy kolor? A4 czy A3?

Kolejny krok to odpowiedź na pytanie co dokładnie drukujecie.

  • Tylko dokumenty tekstowe, faktury, umowy?
    Najczęściej wystarczy drukarka monochromatyczna A4 – niższy koszt wydruku jednej strony.
  • Oferty, prezentacje dla klientów, materiały marketingowe?
    Wtedy kolor jest praktycznie niezbędny. Warto rozważyć kolorowe urządzenie wielofunkcyjne.
  • Rysunki techniczne, projekty, duże tabele, plakaty?
    Przyda się format A3, który daje zdecydowanie więcej możliwości niż standardowe A4.

Jeśli nie masz pewności, porozmawiaj z pracownikami z różnych działów – często to oni najlepiej wiedzą, czego naprawdę potrzebują.

3. Jakie funkcje są niezbędne (skan, duplex, Wi-Fi, finisher)?

Dzisiejsze urządzenia to nie tylko druk. W dzierżawie najczęściej wybierane są urządzenia wielofunkcyjne (MFP), które potrafią znacznie więcej:

Najważniejsze opcje:

  • Skanowanie do e-maila lub do folderu sieciowego – przyspiesza obieg dokumentów.
  • Automatyczny podajnik dokumentów (ADF) – nie trzeba skanować każdej strony osobno.
  • Duplex (druk dwustronny) – oszczędność papieru i wygoda.
  • Łączność sieciowa i Wi-Fi – druk z wielu stanowisk, z laptopów, a nawet z telefonów.
  • Finisher (zszywanie, dziurkowanie) – przydatny przy tworzeniu umów, ofert lub dokumentacji technicznej.

👉 Dobrą praktyką jest rozdzielenie wymagań na:

  • MUST HAVE – bez tego urządzenie nie ma sensu,
  • NICE TO HAVE – przydatne, ale nie kluczowe.

4. Bezpieczeństwo dokumentów i uprawnienia użytkowników

W wielu firmach coraz ważniejsze staje się bezpieczne drukowanie.

Zwróć uwagę na takie funkcje jak:

  • druk poufny na PIN lub kartę – dokument pojawia się na urządzeniu dopiero po zalogowaniu użytkownika,
  • wydruk podążający (Follow-Me) – pracownik wysyła plik do kolejki, a odbiera go przy dowolnej drukarce w sieci,
  • logi i raportowanie – możliwość sprawdzenia, kto ile drukuje (przydatne do kontroli kosztów).

Jeśli w firmie drukowane są umowy, dane osobowe, raporty finansowe – warto, by kwestie bezpieczeństwa były częścią rozmowy o dzierżawie drukarek, a nie tylko dodatkiem.

5. Jedna większa drukarka czy kilka mniejszych?

Częsty dylemat:

Lepiej postawić jedno „mocne” urządzenie w centralnym miejscu czy kilka mniejszych drukarek w różnych pokojach?

Kilka wskazówek:

  • Jedno większe urządzenie – opłacalne kosztowo, łatwiejsze w zarządzaniu, ale wymaga podejścia „wspólny punkt druku” i krótkich spacerów po wydruki.
  • Kilka mniejszych drukarek – wygodniejsze dla pracowników, ale zazwyczaj droższe w przeliczeniu na stronę i bardziej problematyczne w serwisie.

W praktyce często sprawdza się model mieszany:

  • główne urządzenie wielofunkcyjne w centralnym miejscu,
  • mała drukarka przy stanowisku, gdzie potrzebne są natychmiastowe wydruki (np. recepcja, magazyn).

6. Przygotuj krótki brief – z tym łatwiej o sensowną ofertę

Zanim poprosisz o wycenę dzierżawy drukarek, warto spisać odpowiedzi na kilka pytań:

  1. Ile urządzeń potrzebujesz i gdzie będą stały?
  2. Jaki miesięczny wolumen wydruków (mono/kolor)?
  3. Format: A4, A3 czy oba?
  4. Jakie funkcje są obowiązkowe (skan, duplex, Wi-Fi, bezpieczeństwo)?
  5. Czy są wymagania specjalne (druk etykiet, integracja z systemem, raporty kosztowe)?

Taki krótki brief pozwala dostawcy od razu dobrać właściwy model urządzenia i zaproponować realne stawki – bez późniejszych niespodzianek.

Podsumowanie – jak wybrać drukarkę do dzierżawy w 3 krokach

  1. Policz strony – oszacuj miesięczny wolumen wydruków.
  2. Określ typ pracy – mono/kolor, A4/A3, funkcje skanowania i obiegu dokumentów.
  3. Zadbaj o bezpieczeństwo i komfort – zdecyduj, gdzie postawić urządzenia i jakie zabezpieczenia są potrzebne.

Dobrze dobrane urządzenie w modelu dzierżawy drukarek to niższe koszty, mniej nerwów przy awariach i wygodniejsza praca całego zespołu.

FAQ

Czy mogę w ramach dzierżawy zmienić model drukarki, jeśli okaże się za słaby?
Najczęściej tak – wiele umów przewiduje możliwość wymiany urządzenia na mocniejsze, jeśli wolumen wydruków się zwiększy.

Czy jedna drukarka może obsługiwać kilka działów?
Tak, jeśli urządzenie ma odpowiednią wydajność i jest dobrze ustawione w biurze. Warto wtedy wdrożyć druk na PIN lub kartę, aby uniknąć pomyłek i kolejek.

Czy konfiguracja urządzenia (skan do e-maila, skan do folderu) jest po stronie dostawcy?
Profesjonalny dostawca dzierżawy drukarek zwykle zajmuje się pełną konfiguracją na miejscu – od podłączenia po ustawienie skanowania i uprawnień.